内定承諾書の提出後、何らかの理由で辞退したい場合、どのような対応をすればいいのでしょうか？
この記事では、転職活動におけるよくある疑問に答え、内定辞退がもたらす可能性のあるトラブルや、スムーズな辞退方法について解説します。
また、転職活動を円滑に進めるためのポイントや、内定後のコミュニケーションの取り方についても触れていますので参考にしてください。
転職を考えている方や内定を受け取った後の対応に迷っている方には役立つ内容です。
内定と内定承諾書
「内定」や「内定承諾書」という言葉はご存知でしょうか。
転職活動をしていると自然に出てくる言葉ですが、意味をしっかり理解していないと後になってトラブルへと発展することも。
「内定」と「内定承諾書」について解説します。
内定とは？
内定とは、企業が求職者に対して正式に就職のオファーを出すことを指します。
このプロセスでは、企業は採用試験や面接を経て、候補者の中から最終的に職を提供したいと判断した人物に対して内定通知を発行します。
内定を受け取った求職者は、そのオファーを受諾するかどうかを決定し、受諾する場合は内定承諾書を提出することが一般的です。
内定承諾書とは？
内定承諾書とは、求職者が企業からの就職のオファー、すなわち内定を正式に受け入れる意思を示す文書です。
内定を受けた後、求職者はこの承諾書を用いて自らの意志を企業に伝えます。
内定承諾書には、求職者の基本情報、内定を受けた企業名、入社予定日などが記載され、これに署名、日付を入れて企業に提出することにより、求職者と企業間の雇用契約の成立に向けた重要な一歩です。
内定承諾書を提出した場合、企業側は求職者が実際に入社するものと考えますので、一般的に承諾書提出後に内定を辞退することは一般的ではないと考えておきましょう。
転職活動の疑問、内定承諾後の辞退はトラブルになる？
内定承諾書を提出してしまった後の内定辞退はできないのでしょうか。
結論、「できない」ことはありません。
ただし、先に述べたように、内定承諾書を提出した後に内定を辞退することは一般的ではないため、対応の仕方を間違えるとトラブルに発展するかもしれません。
内定承諾後でも辞退はできる
内定を受け入れて承諾書を提出した後でも、辞退は可能です。
このプロセスは、法律に基づいて正当な手続きを経ることで、スムーズに行うことができます。
特に、労働基準法では、雇用契約が無期である場合には、双方に解約の権利が認められています。
具体的には、雇用関係を終了させるには、少なくとも2週間前に通知をする必要があります。
- 第 ６２７条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申し入れをすることができる。この場合において、雇用は解約の申入れの日から２週間を経過することによって終了する。
２ 期間によって報酬を定めた場合には、解約の申入れは、次期以後についてすることができる。ただし、その解約の申入れは、当期の前半にしなければならない。
３ ６箇月以上の期間によって報酬を定めた場合には、前項の解約の申入れは、３箇月前にしなければならない。
この法的枠組みを理解することで、内定を辞退する際にも、適切な手順を踏むことが重要。内定辞退は、適切に対応すれば、法的な問題を避けながら進められるため、転職活動において知っておくべき重要な情報です。
内定承諾後の辞退には訴訟リスクもある
内定承諾後に辞退を決断する場合、通常はスムーズに進むことが多いですが、稀に訴訟リスクも伴うことを念頭に置く必要があります。
企業が採用活動に投じるコストは決して小さくなく、新規採用のためには時間、労力、そして費用が費やされています。
さらに、研修費用の返還を求められる場合もあるため、内定承諾時に署名した書類の内容を再確認することが重要。
実際に企業が内定辞退を理由に訴訟を起こすことは極めて稀ですが、雇用関係の開始前に発生する費用の負担や合意事項に関して紛争が生じる可能性は完全には否定できません。そのため、内定辞退を検討する際には、可能な限り早期に、かつ、丁寧なコミュニケーションを心がけ、法的な側面も考慮して慎重に行動しましょう。
入社前研修などで費用を請求している場合には返還義務が生じることも
転職活動中に内定を得た後、入社前研修に参加するケースでは、特定の条件下で研修費用の返還義務が生じる可能性があります。
特に、入社前研修にかかる費用に関しては、その性質や合意の内容によって異なります。一般的に、研修が職務遂行に直接関連するものであり、企業が費用を前提として提供する場合、その費用負担は企業側にあるとされます。
しかし、もし求職者が特定のスキル習得のために自ら研修参加を希望し、その費用負担について事前に合意していた場合、辞退や早期退職に際して研修費用を返還する必要が生じることもあります。
このような合意が文書で交わされている場合、研修費用の返還義務については、明確な契約違反となり得るため、注意が必要です。
転職者は、研修参加前に費用負担や返還条件を含め、契約内容を十分に理解し、慎重に判断することが求められます。
内定承諾書の提出後に辞退したくなるケース
内定承諾書を提出した後に、内定を辞退したくなるケースとはどのような場合が考えられるでしょうか。
事前に内定を辞退したくなるケースを知っておけば、そもそも、内定承諾書を提出した後に内定を辞退するということを防げるかもしれません。
ケース①：家族からの引き止めにあった場合
転職を決断し内定承諾書を提出した後に、家族からの反対に直面し辞退を検討する場合があります。
このような状況は特に、転職活動を独断で進め、後から家族に報告した際に起こり得ます。反対の理由としては、新しい職場での収入が現状より不安定になる可能性、子育てや家庭生活への影響、家族と共に過ごす時間が減少することへの懸念が挙げられます。
これらの懸念は、家族の生活や将来に大きな影響を与えるため、転職の意思決定過程において重要な要素となります。
そのため、転職を考える際には、事前に家族と十分なコミュニケーションを取り、仕事内容やワークライフバランス、収入の変動などについて話し合うことが望ましいです。
このプロセスを通じて、家族全員が納得する形での転職活動が、後のトラブルを避ける鍵となります。
ケース②：他社から内定をもらった場合
転職活動中、すでに内定承諾書を提出した企業があるにもかかわらず、後から希望していた別の企業からも内定を得た場合、辞退を考えることがあります。
この状況は、複数の企業に応募し、それぞれの選考プロセスが異なるタイミングで進行することから生じるものです。
特に、後から内定を得た企業がキャリアプランや待遇面でより魅力的である場合、初めに承諾した企業のオファーを見直す必要が出てきます。
転職市場においては、求職者が最も良い条件を選ぶことは自然なこととされていますが、このプロセスを丁寧に、そして倫理的に進めることが重要です。
すでに内定承諾書を提出している企業に対しては、新たに内定を得た状況を誠実に説明し、感謝の意を示しつつ辞退の旨を伝えることが望ましいでしょう。
ケース③：現職からの昇進や昇給の打診があった場合
転職活動中に内定承諾書を提出した後で、現職から昇進や昇給、あるいは希望する部署への異動を打診されることがあります。
このような状況は、退職意向を伝えた際に、現職が貴重な人材を失いたくないと判断し、留まるよう説得するケースです。
ここで重要なのは、転職を考えた初期の動機を再評価すること。
現職の提案が、転職を考えた当初の不満やキャリアの目標を解決する可能性がある場合、現職に留まる選択肢を検討するのが賢明です。
しかし、提案された条件が根本的な問題解決には至らない場合、転職の決断を固めることが重要です。
どの道を選ぶにしても、決断は慎重に行い、現職との関係をできるだけ良好に保つよう努めるべきです。
円満な退職は、将来のキャリアにおいてもプラスに作用するため、職場とのコミュニケーションを重視しましょう。
ケース④：内定承諾先の企業の悪評を耳にした場合
内定承諾後、承諾先企業に関するネガティブな評判や噂を耳にした際には、不安や疑問を感じることは自然な反応かもしれません。
この時、最も重要なのは、収集した情報の真偽を確かめることです。
インターネットやSNSでは、正確でない情報や誤解を招く噂も広がりやすいため、これらの情報源を鵜呑みにするのは避けるべきでしょう。
情報の真偽を確認するためには、転職エージェントを介して応募した場合は、キャリアアドバイザーに相談するのが有効です。
彼らは企業に関するより深い情報や背景を提供できる場合があります。
また、直接企業に応募した場合は、入社前にもう一度職場環境を見学するか、具体的な疑問点について採用担当者に質問することで、不安を解消することが可能です。
入社する企業について納得がいくまで情報を収集し、検証することで、後悔のない転職決定をしましょう。
ケース⑤：就業が困難になった場合
内定承諾書を提出した後に、家族の健康状態が急変する、自身が交通事故に遭遇するなど、予期せぬ事態により就業が困難になる場合があります。
このような状況は誰にでも起こり得るもので、内定を辞退する理由として十分に理解されるべきものです。
重要なのは、できるだけ早く、かつ、詳細に企業に状況を説明し、自身の状態や今後の見通しについて透明に伝えることです。
企業側も人事上の問題に理解を示す場合が多く、適切な対応を取ってくれることが期待されます。
書面やメールでの通知に加え、可能であれば直接電話での説明を行うことで、より良い理解と協力を得やすくなるでしょう。
誰にでも予期せぬ出来事が起こる可能性がありますが、このような場合においても誠実な対応を心がけることが大切です。
内定承諾書の提出後に辞退するときの伝え方
内定承諾書の提出後に辞退を申し出るとき、基本的には企業へ直接電話で連絡をするようにしましょう。
ただし、企業の採用担当者側の都合で電話に出られないことも考えられます。
そのような場合には、メールで状況を伝えたうえで都合の良い日時を伺うのがスマートです。
直接、企業へ電話で伝える
内定承諾後に辞退を決意した場合、最も適切な伝え方の一つが、採用担当者に直接電話で連絡を取ることです。
この方法は、個人的な事情や決断を、より人間的かつ誠実に伝えることができるため推奨されます。
直接の電話連絡により、相手に対する敬意を示すと同時に、状況の緊急性や真剣性を伝えることが可能になります。
電話での会話は、メールや書面よりも直接的なフィードバックを得られ、誤解を防ぎやすくなります。
また、辞退の理由を率直に説明することで、将来的な関係の橋渡しを保つことができ、企業側も感謝の意を示しやすくなります。
実際に企業側も内定辞退の経験は少なくなく、理解を示してくれることが多いです。
重要なのは、透明性と誠実さを持って、早めに状況を伝えることです。
電話の後では証拠が残るようにメールも送る
内定承諾後に辞退する際は、電話での直接的な連絡に続いて、メールでも正式に通知することが望ましいです。
この手法は、口頭で伝えた内容の記録を残すという点で重要です。
電話で伝えた辞退の意志とその理由をメールにて再確認することで、双方にとっての誤解を避け、後日のトラブル防止にも繋つながるでしょう。
また、メールによる通知は、辞退の意思表示が正式であることを示し、企業側にもプロセスの透明性を保証します。
電話での対話では伝えきれなかった詳細や、感謝の意を表すメッセージを添えることも可能です。
辞退の連絡を行う際には、電話での直接対話と併せて、メールでのフォローアップを行うことが、クリアなコミュニケーションを確保する上で非常に有効です。
転職エージェントを利用している場合にはエージェント経由で伝える
転職エージェントを利用して内定を得た場合には、辞退する意思をエージェント経由で企業に伝えるのが最適。
これは、エージェントと企業との間に確立されたコミュニケーションラインを活用することで、情報の伝達ミスや誤解を避け、プロセスをスムーズに進めるためです。
また、キャリアアドバイザーは、辞退の意思を伝える際の適切な言葉遣いやタイミングを把握しており、場合によっては企業との間に立って交渉を行い、最終的に双方にとって最良の解決策を見出すことができます。
転職エージェントを通じての対応は、将来的にも転職活動をスムーズに進める上での信頼関係を維持する意味でも重要です。
直接企業に連絡を取るのではなく、転職のプロフェッショナルであるキャリアアドバイザーに一任することで、より円滑かつ専門的なコミュニケーションが可能になります。
内定承諾書の提出後に辞退するときの注意点
内定承諾書を提出した後に辞退する際には次の注意点に気を付けるようにしましょう。
辞退を決めたらなるべく早く連絡する
内定承諾後に辞退する決断をした場合、その旨をできるだけ早期に企業に通知することが非常に重要です。
速やかな対応は、企業が代替の採用計画を立てたり、他の候補者を検討したりするための時間を確保する上で役立ちます。
遅延することは、企業にとっての時間的、財務的負担を増加させるだけでなく、他の応募者のチャンスをも奪う可能性があります。
内定辞退の連絡は、企業が必要とする再選考の準備や、新たな候補者探しにかかる負担を最小限に抑えるためにも、迅速さが求められます。
さらに、早期の通知は、将来的に再びその企業と接点を持つ可能性がある場合、求職者に対する印象をできるだけポジティブなものに保つ助けとなるでしょう。
内定承諾書を提出した後、「何日後までに辞退を申し出なくてはならない」という決まりはありませんが、入社まで2週間を切っていたらかなり慎重な対応が求められると考えてください。
誠意のある対応をする
内定承諾書を提出した後での辞退は、特に誠意ある対応が求められます。
辞退の理由が何であれ、企業にとっては予期せぬニュースであり、採用プロセスにおいて再度時間とリソースを費やすことを意味します。
このため、辞退の旨を伝える際には、可能な限り早めに、そして直接コミュニケーションを取ることが重要。
電話や面談を通じて直接話すことで、個人的な状況や辞退を決断した経緯を説明し、理解を求めることができます。
加えて、感謝の意を表し、これまでの選考プロセスにかけられた時間や労力に対して謝罪することも、誠意を示す上で欠かせません。
企業との将来的な関係を損ねないように、また同業界内での評判を保つためにも、このような配慮深い対応を心がけましょう。
辞退理由は正直に伝える
内定承諾後に辞退する際は、辞退理由を正直に伝えることが重要です。
理由を伝える義務は法的には存在しないものの、企業に対して誠実な態度を取ることは、双方の将来にとってプラスになります。
例えば、他社からのオファーを受け入れることにした、個人的な事情が変わった、またはキャリアプランの見直しをしたなど、具体的で正直な理由を伝えることで、企業側も状況を理解しやすくなります。
もちろん、辞退の理由を伝える際には、批判的な言い方を避け、感謝の気持ちや謝罪の意を忘れずに表現することが大切。
こうした姿勢は、将来的に再びその企業との接点が生まれた際の関係構築にも寄与し、業界内での評判を守ることにもつながります。
どのような理由であれ、辞退を伝える際には正直かつ尊重のあるコミュニケーションを心がけることが、最終的に自身の評価を保つことにもなるでしょう。
電話やメールで内定辞退を申し出るときの例文集
電話やメールで内定辞退を申し出るとき、何も考えずに思い付きで言葉を選んで伝えてしまうと、「感謝の意が十分に伝わらない」「トラブルに発展する」「うまく事情が伝えられない」といったことがあるでしょう。
特に、電話で企業へ直接の申し出をするときには十分にシミュレーションをしてから行動に移すようにしてください。
内定の保留や内定通知を受けた段階での辞退については以下の記事も参考にしてください。
「内定のお礼メールは送るべき？転職活動の疑問を解決」
電話の場合
内定承諾後に電話で辞退を伝える場合のやり取りの例文を紹介します。
- 本人: 「お世話になっております。[あなたの名前]と申します。人事部門の[担当者名]様はいらっしゃいますでしょうか？」
人事担当者: 「はい、[担当者名]です。どういったご用件でしょうか？」
本人: 「実は、貴社からいただいた内定について、大変申し訳ないのですが、いくつかの理由により辞退させていただくことになりました。今お時間をいただいてもよろしいでしょうか？」
人事担当者: 「わかりました。現在の状況をお聞かせください。」本人: 「ご理解いただきたいのですが、内定を受諾した後に、予期せず個人的な事情が変わりまして、新しい職場での勤務が困難になってしまいました。[具体的な理由]により、残念ながら入社を辞退させていただく決断をしました。」
人事担当者: 「それは残念ですが、ご事情は承りました。辞退の理由を詳しく教えていただきありがとうございます。」
本人: 「このような結果となり、本当に申し訳ございません。貴社には大変ご迷惑をおかけしてしまいますが、ご理解いただけると幸いです。」
人事担当者: 「かしこまりました。こちらの事情も理解していただき感謝しています。今後の[あなたの名前]さんのご活躍を心からお祈りしております。」
本人: 「ありがとうございます。貴社の一層の発展をお祈りしております。この度はお時間をいただき、ありがとうございました。失礼いたします。」
電話がつながらなかった後にメールを送る
電話がつながらなかった場合に、後ほど改めて電話をする旨を伝えるメールの例文を以下に示します。
電話がつながらなかった場合にはすぐにメールを入れて状況を報告しておきましょう。
- 【件名: 内定辞退についてのご連絡とお詫び】
貴社におかれましては、益々のご発展をお祈り申し上げます。また、この度は私に内定の機会をいただき、誠にありがとうございました。[あなたの名前]と申します。本日、[担当者名]様に直接お電話を差し上げましたが、残念ながらつながりませんでした。大変恐縮ですが、内定を辞退させていただきたい重要な件につきまして、直接お話ししたく存じます。可能であれば、[担当者名]様のご都合の良い時間帯をお知らせいただけますと幸いです。改めてお電話にて詳細をご説明させていただきたいと思っております。このような形でご連絡を取らせていただくことになり、誠に申し訳ございません。貴社へのご迷惑を最小限に留めるためにも、早急にご対話をお願いできればと存じます。何卒、ご理解いただけますようお願い申し上げます。貴重なお時間を割いていただけることに、あらかじめ深く感謝申し上げます。
[あなたのフルネーム]
[あなたの連絡先：電話番号、メールアドレス]
電話の後にメールを送る場合
電話の後には、その内容が記録に残るようにメールもしておけるといいでしょう。
- 【件名：内定辞退につきましてのお詫びと確認】
貴社におかれましては、更なるご発展をお祈り申し上げます。この度は私に貴重な機会をいただき、心より感謝しております。[あなたの名前]と申します。
先程はお電話にて、[担当者名]様と直接お話しする機会をいただき、ありがとうございました。ご多忙の中、私の突然のご連絡にも関わらず、ご対応いただき、深く感謝しております。
お電話でお伝えした通り、残念ながら私からの内定辞退の意向について、改めてメールにて記録として残させていただきます。[辞退理由の簡単な説明]により、内定を辞退させていただくことにしました。この決断に至った経緯をご理解いただけますと幸いです。
貴社には大変なご迷惑をおかけすることになり、申し訳なく思います。貴社の今後の更なるご成功と発展を心よりお祈りしております。
最後になりますが、この度は真摯にご対応いただき、誠にありがとうございました。何かございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。
[あなたのフルネーム]
[あなたの連絡先：電話番号、メールアドレス]
まとめ：内定承諾は十分に考えてから出そう
内定承諾書を提出した後であっても内定を辞退することはできます。
しかし、承諾後に辞退をするということは企業側にとっては採用計画に大きな影響を与えます。
転職活動で複数の選考を同時に行わなければならないこともあるでしょう。
転職エージェントを活用すれば、自身の市場価値を客観的に評価してもらえ、採用選考の計画も立てやすいです。
内定承諾後に内定を辞退するということは、個人の事情に基づく大きな自由がなければ起きにくいでしょう。
内定承諾後に辞退の連絡を入れるのは心理的にも厳しいものがあります。
こういった余計な手間を増やさないためにも転職活動ではエージェントを活用していきましょう。
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